Cómo Prevenir las Apariencias de Spam del Correo Masivo Legítimo
Para esto existen las opciones de hacerlo: 1) por medio de un computador de su propiedad 2) con un computador ajeno pero con el consentimiento de su propietario 3) a través de su sitio de alojamiento web si éste tiene la capacidad y permisos protocolares para canalizar su email masivo desde el computador que es de su propiedad o uno ajeno con el acuerdo de su propietario 4) sin iniciar el envio desde su computador u otro computador ajeno, sino desde su sitio de alojamiento web directamente si tiene integrado el uso de autorespondedores para su cuenta 5) con el uso de un servicio pagado y especializado en el envío de correo electronico masivo.
Note que el envío desde cualquier computador incluye en el mismo email la identificación de esa máquina y la dirección IP que se usa al momento de despachar email. Si usa un computador ajeno, eso es registrado y chequeado contra los antecedentes de esa máquina y su correspondiente IP, lo que puede resultar en una apariencia de spam. Si envía sus correos masivos o un número significativo de emails por un Cyber Café, lo probable es que eso resulte en una apariencia de spam y en un castigo a sus envíos o al menos en un castigo a su reputación en cuanto a la seguridad para hacer sus envíos de email.
Para cumplir con los protocolos contra el correo no solicitado y evitar al máximo sus apariencias, debe hacerse el envío de email masivo de acuerdo a varias regulaciones y medidas.
Si no usa un servicio pagado, esta es una parte importante de las medidas que debe realizar para enviar su correo masivo legítimo por cuenta propia:
- Doble Confirmación.- Para evitar las inclusiones en su listado por quienes no son los dueños de los email, lo mejor es pedir la respuesta desde un email enviado después de la inclusión. Si no se recibe esa respuesta, no se incluye esa casilla en el listado de envío. Con esto se evita el envio posterior a casillas equivocadas y a aquellas que han sido malignamente inscritas. Para hacer esto automáticamente debe usar un script para capturar los email y una base de datos para almacenarlos que este conectada con ese script.
- Solicitudes de Exclusión.- Esto se refiere a las medidas para eliminar a los suscriptores que han comunicado su deseo de excluirse de su listado. Debe contar con una base de datos que incluya a todas esas exclusiones aparte de la base de datos que use para despachar los email. Asi se puede evitar que se incluyan de nuevo los mismos email ya excluídos al relacionar esos dos bases de datos para bloquear esos despachos que implican una apariencia de spam castigada con medidas que están entre las mas duras.
- Nota Aclaratoria.- Como lo señalamos arriba, una nota recordatoria puede ser útil para aquellos que olvidan haberse suscrito. En esa nota puede incluir la dirección IP como prueba y para referencia de quien pueda haberlos suscrito sin su consentimiento.
- Inclusión de la Dirección Física.- De preferencia al final del email, si inserta la calle, número, ciudad, provincia o región y el país, eso es una identificación comprobable que indica que su envío es de correo legítimo. Para el envío a los países con legislación anti-spam esto es un protocolo necesario. Para los países sin legislación anti-spam también es un procedimiento importante para demostrar que no se intenta encubrir la identidad del enviante.
- Eliminación de Casillas Inexistentes/Inactivas.- Si no las elimina, eso pesa como un antecente para disminuir su reputacion de cumplimiento de las prácticas sanas de envío de email.
- Uso de una IP No Compartida.- Use una IP única asociada a su nombre de dominio de Internet en forma exclusiva. Si tiene su dominio en lo que se denomina en inglés como "Shared Webhosting", eso significa que varias personas e instituciones diferentes usan su misma IP. Si uno de esos dominios incluídos con el suyo cae en alguna apariencia de spam, todos los usuarios de esa IP son castigados. Note que también los sistemas de IP compartidas son menos seguros para evitar la intrusión de hackers asociados a las actividades de spam. Contar con una IP exclusiva cuenta como una identificacion importante que favorece la reputacion de sus envíos.
- Eliminación de Suscriptores que Usan el Botón de Spam.- Una proporción de sus suscriptores, para evitar recibir su correo o direccionarlo a su carpeta de correo no solicitado, usarán ese botón en vez de avisarle su deseo de interrumpir la suscripción. Esta eliminación requiere que se incluya en los listados autorizados para recibir esa información con los servicios como Hotmail, Yahoo, Aol, etc. Un requerimiento para ello es que cuente con una IP única, por la cual sólo puedan despacharse sus emails y no los del resto de personas o entidades que comparten el uso de su IP. Este requisito permite individualizar mejor las responsabilidades por la entrega de listas de personas que han presionado spam. Note que si no realiza esta eliminacion, o no puede realizarla, es casi ciento por ciento seguro que al crecer su listado de suscriptores va a sufrir un castigo frecuente en sus envios, el que puede fácilmente incluir intermitentemente el bloqueo completo o el envío de todos sus email a la carpeta de spam.
- Eliminacion de las Casillas Inactivas. Para ello debe contarse con un medio para verificar si cada suscriptor usa algún enlace desde los email que recibe, o en su defecto, si realiza alguna acción comunicacional como enviarle email o hecha por otro medio. Los que no lo hacen son candidatos para presionar el botón de acusación de spam contra su envío. Por otro lado, no se extrañe de recibir suscripciones de los email de control que usan los servicios de email gratuito para verificar si esos correos inactivos son eliminados después de un tiempo prudencial. La no eliminación de esos email de control es considerada como apariencia de spam por esos servicios.
- Eliminación de las Casillas Repletas.- Aquellas casillas que rebotan sus email porque no tienen suficiente espacio evidencian su falta de uso prolongado, especialmente por el enorme espacio otorgado por los servidores de Hotmail, Yahoo, etc. Estos rebotes son tomados como apariencias de envíos no solicitados o spam. Note que algunas de estas casillas pueden ser limpiadas por sus dueños y volver a aceptar el envío; esta situación es mas frecuente con los servicios que otorgan espacios mas limitados.
- Pulsación de los Envíos.- Averigue con su Proveedor de Internet cuántos email pueden enviarse de una sola vez sin interrumpir el envío. También averigue cuántos segundos de interrupción deben usarse por cada lote y cuántos email en total se pueden enviar diariamente.
- Lugar de Inicio del Envio.- 1) Si el despacho se inicia desde su computador, es definitivamente mejor que use un sistema por el cual sus email se canalizen por una IP única y no por una IP compartida en su servicio de conexión a Internet (No todos los proveedores de conexión a Internet ofrecen una IP única o un acceso a una.) El uso de IP compartidas suele significar un límite al volumen de email a enviar a cantidades diarias pequeñas por cada servicio de email (Hotmail, Yahoo, Live, Msn, Gmail, etc.) Con o sin IP única, debe asegurarse que su computador no tiene viruses u otros archivos malignos que puedan ejecutar el envío de spam. Esto significa contar con un software anti-virus y otro contra archivos espías (Anti-Spyware.) Si su computador se convierte en un computador "zombie", tal como se denominan estas máquinas controladas por hackers asociados al spam, la penalidad suele ser el bloqueo completo de sus email por un tiempo indefinido y hasta que use los correspondientes softwares protectores. Note que si los estándares de monitoreo de su Proveedor de Internet a su domicilio o lugar de trabajo no le satisfacen, puede realizar la opción que es iniciar el envio su email desde su sitio de alojamiento web, o bien, cambiar de proveedor de su conexión a Internet. 2) Si el despacho lo va a realizar desde un computador ajeno que es de un usuario comun, debe asegurarse que la IP usada por esa máquina no esta penalizada por spam y que ésta tiene los softwares antivirus y anti-spyware activados y actualizados. Si ese computador además cuenta con una IP única, es una solución que no le deberá acarrear problemas. Note que si usa un Cyber Café, lo probable es que experimente problemas serios con sus envíos porque estos servicios por su naturaleza pública tienen una peligrosidad mayor respecto de la intrusión de softwares usados por hackers para el envío remoto de spam y usualmente cuentan con un bajo score de reputación de envío de email. 3) Si ejecuta el despacho a través o desde el servidor en el que aloja su dominio, debe asegurarse que éste cuenta con una reputación anti-spam reconocida por los servicios de email y por los agentes que vigilan el cumplimiento de los protocolos anti-spam. Si su IP es compartida con otros usuarios en ese servidor, note que los volúmenes de envío pueden estar mas limitados para su servidor de alojamiento web en particular y no tanto así en otros servidores. Note también que este despacho lo puede iniciar desde su computador pero con una configuración que haga pasar sus email por su servidor de alojamiento web, lo que equivale a que sea iniciado desde ese lugar. El uso de una IP única en el servidor de alojamiento para su dominio es altamente recomendada con esta opción.
- Uso de un Servicio de Certificación de Email Masivo Legítimo.- Esta es una medida costosa, mas apropiada para las empresas grandes que pueden pagar las tarifas de inicio y siguientes mas otros posibles cargos. Indudablemente estos servicios pueden garantizar la recepción de su email si cumple con las normas exigidas (que son en parte o prácticamente todas las expuestas arriba y cuyo cumplimiento es monitoreado por estos servicios para eliminar o advertir a sus clientes por la mala ejecución de esas normas). Estos servicios cuentan con la tecnología para certificar las practicas mas sanas del envio de email masivo y por eso permiten hacer pasar sus email a través de los filtros de spam sin restricción. Vea nuestro sitio sobre Certificacion del Correo Electronico.
¡Ugh! ¿Qué Hacer para las Empresas Pequeñas? La ejecución de todas las tareas necesarias para mantener su reputación de envío de email conforme a las exigencias anti-spam puede muy probablemente resultarles ser una utopía. Y un costo en pérdida de negocios importante suele ocurrir si no las cumple a cabalidad. Si se usa un servicio de certificacion de email masivo legitimo, en el caso de Sender Score Certified, por ejemplo, para el correo comercial tiene que estar dispuesto a desembolsar al menos US$650 para aplicar inicialmente y debe pagar una tarifa anual minima de US$2750 que cubre hasta por 1 millon de email mensuales. Y si no cumple con sus rígidos estándares respecto de algunos los puntos explicados arriba, quedará fuera, sin certificación. Frente a esta situación, para la mayoría de las empresas pequeñas lo mas aconsejable es el pago a un servicio por cuenta de terceros con capacidad para realizar los controles que exigen los servicios de email mayores (Hotmail, Msn, Aol, Live, Yahoo, Gmail, Earthlink, Comcast, etc.). Esto, el pago por email enviado por un servicio especializado, puede ser la solución mas práctica y económica debido a las complejidades crecientes para evitar las apariencias de spam que interrumpen o entorpecen el envio y que inevitablemente ocurrirán si no cuenta con alguien dedicado y especializado en el despacho y monitoreo de email masivo.
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